系辦被砍、改問AI...學生抱怨連連　世新大學：回歸「專業分工」持續優化

世新大學新學期整併各系系辦、改採聯合院辦，引發學生抱怨行政問題找不到人處理，相關議題近日在網路發酵。校方今（9/20）說明，過去一系所包辦各項行政業務難度高，因此推動轉型，將業務回歸各專責單位，以建立更專業化、制度化的行政分工體系。

有學生日前在Dcard、Threads發文，過去系辦有3位秘書分擔事務，整併成院辦後，每系院秘只剩1人，其他人被調往各處室。學生有問題去院辦詢問，未必能獲得解答，或是要自行找老師、跑流程、詢問不同單位間，更加麻煩。此外，校方用AI機器人回覆學生問題，竟出現「16>22」的離譜答案，根本浪費時間。

對此，世新大學回應，過去系所行政人員往往需要同時處理課務、學籍、學生事務、設備、採購及其他不同性質的行政工作。隨著高等教育環境快速變化，各項法規、制度、資訊系統及行政程序日益複雜，要由單一人員同步掌握多個領域的制度更新與作業規範，難度也隨之提高，亦可能增加資訊落差、標準不一致或作業疏漏的風險。

世新表示，校方為此調整系所行政功能，將過去由各系所綜合承接的行政業務，依業務性質逐步回歸最熟悉法規、制度與流程的教務、學務、總務及其他專責行政單位讓，建立更專業化、制度化的行政分工體系。

世新指出，此次轉型也不只是組織位置的調整，而是同步進行行政流程與作業工具的重新設計。未來將持續推動標準作業流程、資訊系統整合、數位表單、資料共享及案件分流，降低行政工作對個人經驗與人工處理的依賴。

在工具配置方面，世新也將進一步導入AI與數位工具，協助處理法規與行政規定查詢、FAQ、業務分類、問題分流、資料檢索、表單導引及流程提醒等重複性工作，讓行政人力能更集中於需要專業判斷、跨單位協調及例外處理的事項。

世新指出，業務重新歸屬、流程重新設計、工具重新配置是這次行政轉型的三大方向，未來會持續依實際運作情形檢視與優化，使行政體系逐步從高度依賴個人經驗的運作方式，轉向更專業化、制度化、數位化與智慧化的校務治理。

另外，世新表示，相關行政同仁依新的業務分工與組織配置，調整至各專責單位，並未終止聘僱關係。